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Un document est dématérialisé lorsque ce dernier n’a plus de matérialité. C’est le cas par exemple d’une facture qui a été éditée et diffusée en papier, mais qui est envoyé aujourd’hui par mail. Cela veut dire que ce document a subi une étape de dématérialisation. C’est en réalité un processus qui offre plusieurs avantages aux entreprises qui l’adoptent. Cet article vous présente alors les raisons de choisir une telle option en entreprise.
Gagner en productivité
Gagner en productivité, c’est l’une des raisons fondamentales qui incitent les entreprises à opter pour la dématérialisation de leurs documents. En effet, le fait de centraliser tous les documents dans un espace partagé leur offre une simplification considérable de la recherche et la consultation des documents. Cela représente déjà un gain de temps favorable.
Généralement, les employés passent 15 % de leur temps de travail en moyenne pour faire la lecture d’une information. Cependant, ils passent d’abord 50 % de leurs temps à la chercher. Cela prouve directement que le fait d’opter pour la dématérialisation offre un gain de productivité immédiat. Si vous recherchez une entreprise spécialisée dans ce domaine, vous pouvez voir le site.
La réduction des frais de gestion
Dans une entreprise, les coûts d’impression représentent entre 1 et 3 % du CA. Or les salariés d’un PME font des impressions allant au-delà de 1000 pages en un mois. Ainsi, une entreprise qui vire au numérique s’apprête à faire d’énormes économies sur plusieurs postes. Il s’agit des ramettes de papier, cartouches d’encre, des postes en relation avec l’exploitation et la maintenance des périphériques d’impression, etc. Par ailleurs, mis à part les économies réalisées sur l’impression, le document électronique permet également de diminuer les frais de l’archivage.
Se conformer aux nouvelles réformes
Opter pour la dématérialisation, c’est se conformer aux nouvelles réformes. En effet, depuis le mois de janvier 2020, les entreprises qui ont un organisme public comme client sont obligées de dématérialiser leurs factures. En outre, l’article 56 du récent projet de Loi Finances 2020 envisage la systématisation des factures électroniques entre entreprises au plus en 2025.